در این عصر از تکنولوژی کار کردن با مجموعه نرم‌افزاری آفیس برای بسیاری از افراد ساده و آسان شده است. در این راستا برخی از افراد کارکردن با این مجموعه نرم‌افزاری را بسیار حرفه‌‌‌ای فرا گرفته‌اند تا کیفیت کار خود را نسبت به کاربرانی که به صورت عادی با این مجموعه نرم‌افزاری کار می‌کنند ارتقا دهند. در این مقاله قصد داریم تا آموزش پاورپوینت را توسط ۵۷ تکنیک از ساخت حرفه‌ای اسلاید در یک ارائه را به شما با زبانی ساده آموزش دهیم. مطالبی که بیان خواهیم کرد شامل نکاتی فنی در رابطه با نحوه ساخت یک ارائه با استفاده از پاورپوینت، استفاده از یک سری TEMPLATE و THEME جهت ایجاد ظاهری منسجم، زیبا و یک‌پارچه برای اسلایدها خواهد بود. جهت ارائه کنفرانس، سخنرانی و تحقیقات نرم‌افزار پاورپوینت یک ابزار بسیار مناسب و پرکاربرد است. با توجه به آن که امروزه ابزار و امکانات بیشتر و ساده‌تری به نرم‌افزار پاورپوینت افزوده شده است و کار با این نرم‌افزار بسیار راحت است. با وجود این سادگی در کار می‌توان به راحتی پاسخی عملی برای سوال چگونه یک پاورپوینت حرفه‌ای بسازیم با به کارگیری خلاقیت، صرف زمان و استفاده درست از امکانات موجود در این برنامه داد.

همان‌طور که قبلا بیان کردیم نرم‌افزار پاورپوینت یکی از برجسته‌ترین ابزارهای سمعی و بصری جهت ارائه و سخنرانی است. در حال حاضر اکثر سخنرانان برجسته در سراسر این کره خاکی جهت همایش‌های خود با ساخت پاورپوینت زیبا می‌‌توانند اقدام به انتقال هرچه بهتر مطالب مهم به حاضرین در همایش کنند.

در صورتی که شما یک پاورپوینت جذاب برای ارائه خود نسازید ممکن است تمام افراد حاضر در سخنرانی شما بعد از مدتی خسته شوند یا حتی خوابشان ببرد اما با ارائه یک پاورپوینت جذاب می‌توانید از این امر جلوگیری کنید. بسیاری از استادان دانشگاه، معملین مدرسه و حتی دانشجویان در دانشگاه جهت آموزش مطالب درسی به افراد موجود در کلاس از ساخت اسلاید و پاورپوینت فوق حرفه‌ای بهره می‌برند تا دانش‌جویان یا دانش‌آموزان مطالب را به نحو احسن و به بهترین شکل ممکن درک کرده و فراگیرند.

ساخت پاورپوینت زیبا یا یک پاورپوینت جذاب برای هر فردی یک هنر و افتخار استفاده از تکنولوژی روز به شمار می‌آید. هر چه دقت شما هنگام ساخت اسلایدهای ارائه خود بیشتر و متمرکزتر باشد و اسلایدها را مناسب با شرایط ارائه خود بسازید قطعا این مطالب روی افرادی که در سخنرانی یا کلاس شما قرار دارند تاثیر بسیار مثبت‌تری خواهد داشت و معجزه این تکنولوژی را به خوبی درک خواهید کرد. در یک فایل ارائه پاورپوینت شما می‌توانید به راحتی از فیلم، صدا، تصویر، انیمیشن، جدول و اشکال مختلف برای بهتر رساندن مطلب خود به افراد دیگر استفاده کنید. هرچه به ورژن‌های بالاتر نرم افزار پاورپوینت نزدیک می‌شویم ابزار بیشتری برای استفاده خواهیم داشت. با ما همراه باشید تا یک آموزش پاورپوینت حرفه‌ای را به آسانی فرا گیرید.

در این مقاله مطالب به صورت سر فصل‌های زیر به شما ارائه خواهد شد:

• نرم‌افزار پاورپوینت چیست؟
• نکاتی که باید در تهیه اسلایدهای پاورپوینت به آن دقت کافی داشته باشید.
• چند نکته نهایی کوتاه جهت تهیه فایل ارائه پاورپوینت که باید رعایت کنید.
• ساخت قدم به قدم جهت یک نمونه پاورپوینت ارائه گزارش

نرم‌افزار پاورپوینت چیست؟

یکی از پرکابردترین نرم‌افزارها‌ی شرکت مایکروسافت نرم‌افزار پاورپوینت است. پاورپوینت یک برنامه کامپیوتری است که برای تهیه و نشان دادن اسلایدها روی صفحه مانیتور یا روی پرده نمایش است. نرم‌افزار پاورپوینت در طی همکار‌ی شرکت “فورتات” و سانی ویل کالیفرنیا درسال ۱۹۸۷ میلادی با عنوان Presenter برای استفاده کاربردی جهت تهیه اسلاید در ویندوز ۲ طراحی شد. نرم‌افزار پاورپوینت توانایی آن را دارد که این امکان را به شما بدهد تا از تصاویر، نوشته‌ها، فیلم‌، صوت و حرکات و افکت‌های تصویری و انیمیشن در اسلایدهای خود استفاده کنید. با استفاده از امکاناتی که نام بردیم می‌توانید یک سخنرانی و ارائه مطلب بسیار فوق‌العاده داشته باشید نه اینکه تمام ارائه شما بر عهده برنامه پاورپوینت باشد و اسلایدهای خشن را برای ارائه مطلب تهیه کنید.

وظیفه ارتباط مستقیم کامپیوترها با ایستگاه‌های اینترنتی به عهده‌ بخش PowerPoint Central است. بخش PowerPoint Central باعث می‌شود تا کاربران پس از برقراری تماس با اینترنت به مجموعه‌ای از منابع عکس، صدا و ویدئوهای مختلف متصل شوند.

نرم‌افزار پاورپوینت از نظر ظاهر محیط کاری همانند دیگر نرم‌افزارهای شرکت مایکروسافت آفیس است. در واقع محیط این نرم‌افزار شباهت بسیار زیادی با نرم‌افزارهای  اکسل (Excel) و ورد (word) دارد. یکی از جذاب‌ترین روش‌های آموزش کاربردی استفاده از تدریس مطالب به صورت نمایش خط‌به‌خط در پاورپوینت است. اسلایدها تنها با استفاده از چند کلیک ساده مجهز به افکت‌های پاورپوینت و بهترین رنگ زمینه برای پاورپوینت می‌شوند تا شما را در تهیه و یک ارائه جذاب یاری کنند.

جهت کار کردن با  Power PoinT، پس از نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر خود می‌باید از منوی Start و منوی فرعی ALL Program، منوی Microsoft office را باز کرده و سپس گزینه Microsoft office Power Point را انتخاب کنید. درنهایت می‌توان گفت از برنامه پاورپوینت برخی با عنوان نرم‌افزار ساخت اسلایدشو حرفه‌ای کامپیوتر نیز یاد می‌کنند.

برنامه پاورپوینت از سربرگ‌ها‌ی مختلفی تشکیل شده است که تعداد این سربرگ‌ها به ۸ عدد می‌رسد. این سربرگ‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:

• زبانه Insert: شما به وسیله این زبانه و پس از انتخاب گزینه insert می‌توانید مواردی همچون جدول، عکس، نمودار و … را به  یک سند پاورپوینت خود اضافه کنید.
• زبانه HOME: شما در این زبانه می‌توانید تنظیمات مربوط به متن و پاراگراف‌های خود را تنظیم کرده و بخش HEIP، پیداکردن یک کلمه و جایگزین کردن با کلمه‌ای دیگر و انتخاب نوع اسلاید نیز در این زبانه قرار دارد.
• زبانه Design: شما با استفاده از مجموعه گزینه‌های این زبانه می‌توانید جهت طراحی هرچه زیباتر اسلایدها اقدام نمایید. همچنین می‌توانید با استفاده از بخش theme نمای اسلایدها را تغییر دهید.
• زبانه Animation: جهت تهیه و ساخت انیمیشن در اسلایدها و تغییر نمایش شکل و تصاویر موجود در اسلایدها توسط یک انیمیشن مخصوص، از گزینه Animation  استفاده کنید.
• زبانه TARNSITION: دراین زبانه می‌توانید افکت‌های متفاوتی که می‌شود بر روی اسلایدها اعمال کرد را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید زمان تغییر اسلاید و نوع تغییر به وسیله ماوس یا اتوماتیک را در این زبانه تعیین کنید.
• زبانه Slide show: همچنین جهت  تنظیم و بررسی وضعیت نمایش اسلایدها و نیز نمایش پروژه‌های انجام شده، می‌توان به راحتی با استفاده از گزینه اسلایدشو این عمل را انجام داد.
• زبانه Review: توسط استفاده از این گزینه می‌توان تغییرات مخصوصی  در نرم‌افزار پاورپوینت نیز ایجاد کنید. به طور مثال می‌توانید از مترجم اسناد جهت بهبود کیفیت متن خود استفاده کنید. حتی می‌توان با استفاده از زبانه Review به طور امنیتی از سندهای خود محافظت کنید.
• زبانه view: از این زبانه جهت روش نمایش یک سند پاورپوینت استفاده خاص می‌شود. به راحتی می‌توانید شکل نمایش صفحه را انتخاب کرده و علاوه بر آن می‌توانید بخش‌های باب میل خود را در صفحه نمایش یک سند پاورپوینت افزوده با حذف کنید.

نکاتی که باید در تهیه اسلایدهای پاورپوینت به آن دقت کافی داشته باشید.

ممکن است برای همه ما این سوال پیش آید که با خود بگوییم چگونه پاورپوینت درسی بسازیم؟ یا چگونه پاورپوینت سه بعدی بسازیم. در جواب باید بگوییم کافی‌است شما کمی نکاتی که در این بخش خواهیم گفت را رعایت کنید و کمی هم از چاشنی خلاقیت به آن بیافزایید. با ما همراه باشید تا نکات مورد استفاده را برای‌تان شرح دهیم:

• نکته اول: لطفا کلمات را با سایز بزرگ بنویسید.

همان‌طور که می‌دانید اسلایدهای پاورپوینت را می‌سازیم تا به خوبی نکات را نمایش دهیم و دیده شوند؛ پس استفاده از سایز کوچک در کلمات این قانون را نقض می‌کند و باعث می‌شود با ذره‌بین اقدام به دیدن مطالب کنیم. مطالب باید در سایزی قرار داشته باشد که کاملا به راحتی قابل خواندن باشد. دقت داشته باشید استفاده از جمله‌های بلند و بالا را فراموش کنید کوتاه بنویسید ولی سایز نوشته‌های خود را بزرگ کنید.

• نکته دوم: در اسلایدهای خود استفاده از تصاویر را فراموش نکنید.

جالب است بدانید درج تصاویر باعث می‌شود هر چیزی در ذهن مخاطب شما ماندگار شود. چه بسا که  تصویر شما دارای خلاقیت باشد در این حالت شما همه چیز را در ذهن مخاطب خود ثبت می‌کنید. تلاش کنید استفاده از تصاویر مربوط به موضوع، تصاویر آموزشی و تصاوری به یاد ماندنی را هرگز فراموش نکنید. برخی از افراد حرفه‌ای هستند که در آموزش ساخت پاورپوینت حرفه‌ای ۲۰۱۳ مدت زمان ۲ ساعت را صرف آموزش اسلاید می‌کنند و اما مدت زمان ۳ ساعت را صرف ساخت یک عکس زیبا و خلاقانه می‌کنند. نرم‌افزار پاورپوینت را به چشم نرم‌افزار WORD نگاه نکنید و سراسر آن را متن و مطلب بنویسید بلکه در این نرم‌افزار کاربردی از تصاویر برای رساندن مطلب خود به حاضرین کمک بگیرید.

بهتر است از تصاویر هوشمندانه استفاده کنید. برای مثال استیو جابز برای اینکه کوچک بودن لپ‌تاپ جدید را نشان دهد، از اعداد استفاده نکرد؛ زیرا می‌دانست مخاطبان با اعداد رابطه حسی برقرار نمی‌کنند و در ذهن آن‌ها باقی نمی‌ماند. او در یک تصویر به مخاطبان نشان داد که لپ‌تاپ در پاکت نامه جا می‌شود و به آن‌ها ثابت کرد که این لپ‌تاپ کوچک است. این یک روش خلاقانه برای نشان دادن محصول است.

استفاده از این نوع خلاقیت‌ها در انتخاب تصاویر ضروری است. سعی کنید به دنبال تصاویر و توضیحاتی باشید که منظور شما را به صورت غیر‌مستقیم بیان کند. عکس‌هایی که با فکر انتخاب می‌شوند، ذهن مخاطب را درگیر می‌کنند و شما را حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهند.

• نکته سوم: استفاده از افکت‌ها را به صورت بی‌رویه انجام ندهید.

یک قانون کلی در نرم‌افزار پاورپوینت وجود دارد آن هم این است که از افکت و جلوه‌های بصری بیش از اندازه در اسلایدهای خود استفاده نکنید. استفاده زیاد از افکت و جلوه‌های بصری باعث می‌شود پس از گذر چند اسلاید مخاطبان شما خسته شوند و همین خستگی مانع دقت آن‌ها به ارائه شما شود و تمایل‌شان را از دست بدهند.

به نظر اصلا حرکت حرفه‌ای نیست که یک متن با یک جلوه خاص وارد شود با یک جلوه بسیار عجیب خارج شود. مخصوصا اینکه بیش از حد از این حرکت غیرحرفه‌ای استفاده کنید. توصیه ما به شما این است که هر چه کمتر از افکت و جلوه استفاده کنید و پاورپونت ساده‌ای را برای ارائه خود آماده کنید جذاب‌تر و گیراتر خواهد بود.

البته این نکته در مجالس و ارائه‌های علمی و پژوهشی کاربرد دارد. هنگامی که مخاطب شما کودکان باشند قطعا از افکت لذت برده و مطلب برای‌شان جذاب خواهد شد ولی هنگامی که مخاطبان شما قشر بالا رتبه و تحصیل کرده در جامعه باشد شما با استفاده از افکت اضافه باعث می‌شوید به غیر حرفه‌ای بودن شما پی‌ببرند.

• نکته چهارم: در اسلایدهای خود لطفا از نوشتن جملات پرهیز کنید.

نرم‌افزار مخصوص جمله نویسی نرم افزار WORD است. پس لطفا نرم‌افزار پاورپوینت را با نرم‌افزار ورد اشتباه نگیرید. نوشتن جملات در نرم‌افزار پاورپوینت اصلا مناسب نیست و بازخورد خوبی ندارد. پس فقط کلمات و نکاتی را بنویسید که به صورت تیتروار باشند.

به طور مثال اگر میخواهید جمله زیر را قید کنید:

سیاره زهره یکی از گرم‌ترین سیاره‌ای موجود در منظومه شمسی است و تنها سیاره‌ای است که زمان چرخیدن آن به دور خودش (چرخش وضعی)، از چرخیدنش به دور خورشید (چرخش انتقالی) کمی طولانی‌تر است.

باید در اسلاید پاورپوینت خود به صورت زیر آن را بنویسید:

• سیاره زهره
• گرم‌ترین سیاره منظومه شمسی
• چرخش وضعی طولانی‌تر از انتقالی!

حتما که نباید شما همه چیز را به صورت کامل در اسلاید خود بنویسید. بلکه باید فقط نکات اصلی را به صورت تیتر وارد کنید و زمان بیشتری صرف کنید تا آن را به صورت کامل و جامع توضیح دهید.

دقت داشته باشید شما باید از برنامه پاورپوینت استفاده کنید تا مطالب را در ذهن مخاطب خود ثبت کنید زمانی که شما یک مقاله را در صفحات پاورپوینت خود می‌نویسید عملا مخاطب را وادار می‌کنید که کل مقاله را بخواند و همین کار باعث می‌شود مخاطب شما از صحبت شما غافل شود و تمرکز خود را روی خواندن مطالبی که در اسلاید درج شده است بگذارد. پس با نوشتن متن‌های اضافه تمرکز مخاطب را از بین نبرید.

• نکته پنجم: لطفا قانون ۵ * ۵ را رعایت کنید.

قانون ۵ * ۵ یک قانون طلایی و بسیار پرکاربرد در تهیه اسلاید است. در این قانون می‌گویند اسلایدهای موجود در فایل پاورپوینت شما باید حداکثر دارای ۵ خط باشد که در هر خط شما نمی‌توانید بالغ بر ۵ کلمه را انتخاب کنید. در صورتی که هنگام تهیه اسلایدهای خود این قانون را رعایت نکنید پا در یک مسیر اشتباه گذاشته‌اید.

سعی کنید داده‌های پیچیده را ساده‌تر کنید و همه آن‌ها را در یک اسلاید قرار ندهید؛ زیرا این کار باعث می‌شود مخاطبان توانایی درک همه آن‌ها را نداشته باشند. می‌توانید اطلاعات مورد نظر را در یک اسلاید خلاصه کنید؛ این کار به مخاطبان کمک می‌کند تا آن اطلاعات را راحت‌تر تحلیل کنند.

• نکته ششم: پیش از تهیه ارائه خود مخاطبان خود را شناسایی کنید.

قبل از آن که اقدام به تهیه فایل ارائه خود در پارپوینت نمائید کمی جست‌وجو کنید تا مخاطبان خود را بشناسید. منظور از شناختن این است که بدانید برای چه دسته از افراد می‌خواهید سخنرانی کنید؟ زمانی که شما بدانید برای چه قشری از جامعه می‌خواهید سخنرانی و ارائه داشته باشید باعث می‌شود محتوا و مطالب قابل ارائه با روحیات و خواسته مخاطبتان تنظیم شود و درنهایت ساختار فایل خود را مناسب با مخاطب خود طراحی خواهید کرد.

برای مثال هنگامی که شما برای جمعی از افراد متخصص می‌خواهید سخنرانی کنید قطعا باید ساختار فایل ارائه شما رسمی باشد و سعی کنید از نمودار و جدول جهت نمایش آمار استفاده کنید. در چنین مواقعی بهتر است ساختار اسلایدهایتان ساده و متشکل از یک رنگ باشد.

هنگامی که می‌خواهید برای کودکان ارائه بدهید بهتر است تعداد بیشتری شکل در پاورپوینت خود بگذارید و از رنگ‌های متفاوت و بیشتری در صفحات خود استفاده کنید. کودکان تمایل زیادی به ترکیب رنگ‌های زیاد دارند و بیشتر جذب چنین مطالبی می‌شوند اما افراد بززگسال زمانی که با یک صفحه پر از رنگ‌های مختلف مواجه می‌شوند حالت گیجی و سردرگمی به آن‌ها دست می‌دهد و کلافه می‌شوند.

افراد حاضر در جلسه همان‌طور که بیان کردیم در محتوا نیز اثر بسیار زیادی خواهند گذاشت. به طور مثال در یک ارائه علمی، فنی و پژوهشی افراد حاضر در جلسه تمایل دارند هر چه سریع‌تر از بخش مقدمه رد شوند و وارد اصل موضوع شوند. این حات نشان می‌دهد آن‌ها به حاشیه‌پردازی علاقه‌ای ندارند و اصل موضوع برای‌شان بااهمیت است.

• نکته هفتم: هنگام ارائه مطلب به زمان خود دقت کافی داشته باشید.

پیش از آن که اقدام به تهیه و ساخت یک فایل پاورپوینت برای ارائه کنید، دقت داشته باشید که چه مقدار زمان برای شما تعبیه شده است. هنگامی که به شما زمان داده می‌شود باید ارائه خود را فقط در زمان معین به مخاطبان ارائه دهید. به طور مثال هنگامی که می‌گویند شما ۱۵ دقیقه زمان جهت ارائه خود دارید تهیه ۳۰ اسلاید پاورپوینت اصلا کار درستی نیست. باید تعداد اسلایدهایتان را با زمان خود تنظیم کنید تا اثرگذاری مطلوب را داشته باشد. دقت کنید ارائه تعداد زیادی از اسلایدها اصلا تاثیری بر خوب بودن ارائه و سخنرانی شما ندارد.

• نکته هشتم: در اسلایدهای ارائه مطالب را بسیار هوشمندانه انتخاب کنید.

سعی کنید در ارائه خود استفاده از نمودار، گراف، تصویر و کلیپ را فراموش نکنید. هنگامی که شما از گراف یا نمودار استفاده می‌کنید مطالب را برای مخاطبان خود قابل لمس خواهید کرد و همین باعث می‌شود جذابیت بیشتری نصیب ارائه شما شود. به طور مثال هنگامی که در رابطه با صرفه‌جویی می‌خواهید سخنرانی کنید استفاده از اعداد بدست آمده و نمودار در اسلایدهای ارائه می‌تواند تحقیق شما را قابل لمس و جذاب‌تر کند.

توصیه می‌شود اولین اسلاید پس از اسلاید عنوان را اسلایدی قرار دهید که در آن یک سوال هوشمندانه در ذهن مخاطب شما نقش ببندد. سوالی که طرح می‌کنید باید طوری باشد که لزوم سخنرانی و مقاله شما را درک کنند. شما با استفاده از این سوال می‌توانید مخاطب خود را جذب ارائه خود کنید؛ زیرا در این صورت آنها دقیقا می‌دانند برای چه باید به این سخنرانی و ارائه گوش فرا دهند.

هر‌کدام از اسلایدها باید بر یک مفهوم یا ایده تمرکز داشته باشند. این کار باعث می‌شود به راحتی بتوانید مفهوم مورد‌نظر خود را به خوبی به مخاطبان برسانید. برای انتقال پیام خود به مخاطب بهتر است از تصویرهای مناسب استفاده کنید. هر اسلاید باید در مدت زمان ۳ الی ۴ ثانیه در ذهن مخاطب پردازش شود؛ در غیر این صورت برای مخاطب پیچیده خواهد بود. 

سعی کنید تا جایی که ممکن است از ارائه لیست در ارائه خود پرهیز کنید؛ زیرا باعث خسته شدن مخاطبان می‌شود. همچنین از استفاده تصویر پس‌زمینه، لوگو یا طرح‌هایی که حواس مخاطبان را پرت می‌کنند در اسلایدها خودداری کنید.

• نکته نهم: از رنگ‌های مناسب در ارائه خود استفاده کنید

یکی از اشتباهاتی که افراد هنگام ساخت  پاورپوینت‌ دارند این است که از رنگ‌ها و فونت‌های متفاوت برای هر اسلاید استفاده می‌کنند. این کار باعث می‌شود مخاطب سردرگم شود و پیام شما را به درستی متوجه نشود. برای ساختن اسلاید از یک طرح و قالب کلی استفاده کنید و برای انتخاب آن‌ها نیز دقت داشته باشید؛ زیرا این موارد بر حالت و لحن ارائه شما تاثیرگذار است.

به مکان سخنرانی خود نیز فکر کنید؛ اگر چراغ‌ها خاموش هستند، زمینه اسلایدها را از رنگ‌های تیره و فونت آن‌ها را از رنگ‌های روشن انتخاب کنید. اگر اتاقی که در آن ارائه می‌دهید نور کافی دارد یا چراغ روشن است، زمینه اسلایدهای را از رنگ‌های روشن و فونت‌های آن‌ها را از رنگ‌های تیره انتخاب کنید. 

به این نکته توجه داشته باشید که انتخاب رنگ نقش مهمی در ارائه پیام شما دارد. برای مثال رنگ‌های روشن هیجان بیشتری به مخاطب می‌دهند، اما رنگ‌های تیره جدی‌تر و محافظه‌کارانه‌تر هستند. سعی کنید رنگ اسلایدها را متناسب با موضوع انتخاب کنید.

چند نکته نهایی کوتاه جهت تهیه فایل ارائه پاورپوینت که باید رعایت کنید

در بخش بالا تمامی نکات اجمالی برای تهیه و ساخت حرفه‌ای اسلاید بیان شد. اما لازم دانستیم در این بخش نکات بسیار کوتاه و ریز را برای شما شرح دهیم.

همان‌طور که می‌دانید و بالاتر بیان کردیم نرم‌افزار پاورپوینت ابزار بسیار زیاد و متفاوتی دارد که استفاده از تک‌به‌تک این ابزار برای هر ارائه نیاز نیست. به همین دلیل لازم دانستیم برخی نکات را به شما یادآوری کنیم که شاید از نظر شما بسیار نکات کوچکی باشند اما از نظر ما نکاتی بسیار مهم هستند.

• دقت کنید که برای ارائه خود بک قالب مناسب پاورپوینت را انتخاب کرده باشید.
• بهتر است استفاده از فونت‌های پیش فرض پاورپوینت مانند Tahoma , Arial , Calibri و Cambria را برای خود ممنوع کنید و در ساختار کار خود تنوع ایجاد نمائید.
• دقت داشته باشید که در یک فایل پاورپوینتی که به صورت حرفه‌ای ساخته شده است اصلا صدایی شنیده نمی‌شود. پس قرا دادن صدای پس‌زمینه برای فایل ارائه خود هنگام سخنرانی و ارائه مطلب یک کار غیرحرفه‌ای به حساب می‌آید.
• گاهی در اسلایدهای پاورپوینت درج اشکال به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در هنگام درج خودکار این شکل‌ها دقت لازم را داشته باشید که شکل‌های نا به جا تولید نشده باشد یا آن‌ها را ویرایش کنید.
• همان‌طور که می‌دانید در آخرین نسخه‌ای که از پاورپوینت ارائه شده است، سایه‌گذاری برای شکل‌ها به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. دقت داشته باشید که اگر استفاده از این جلوه‌ها برای ارائه شما ضروری نیست از آن‌ها استفاده نکنید. 
• مطالب و مفاهیم خاصی که در نظر دارید برجسته کنید. این کار باعث می‌شود مخاطبان مطالبی را که اهمیت زیادی دارند تشخیص دهند.
• از نمودار و چارت استفاده کنید؛ زیرا بسیاری از مخاطبان نمی‌توانند مانند شما با سرعت اعداد و ارقام را تجزیه و تحلیل کنند. نمودار و چارت به مخاطبان کمک می‌کند تا سریع‌تر موضوع را درک کنند و با شما همراه باشند.
• هنگام ارائه از روی نوشته‌ها نخوانید‌؛ این کار باعث می‌شود توانایی ارتباط موثر با مخاطبان را نداشته باشید.
• سعی کنید علائم نگارشی را در محل مناسب خود به کار ببرید.
• اسلایدها را شماره‌گذاری کنید تا زمانی که برای مخاطبان سوالی پیش آمد به راحتی بتوانند سوال خود را به شماره صفحه ارجاع دهند.
• در اسلاید اول مشخصات خود و موضوع را قرار دهید تا مخاطبان با شما و موضوع ارائه آشنا شوند. موضوع، آرم محل فعالیت و مشخصات فرد ارائه‌دهنده مهم‌ترین مواردی هستند که باید در اولین اسلاید وجود داشته باشند.
• سعی کنید از یک لپ‌تاپ ثابت استفاده کنید؛ زیرا بسیاری از فایل‌های پاورپوینت در دستگاه‌های مختلف به صورت مختلفی نشان داده می‌شوند. استفاده از دستگاه دیگر ممکن است در فونت‌ها، المان‌ها و قالب کلی اسلایدها تغییر ایجاد کند.
• به کنتراست رنگی صحیح توجه داشته باشید. معمولا ویدیو‌‌پروژکتورهایی که در کلاس‌‌ها و سالن‌های مختلف وجود دارند، دقت رنگی پایین‌تری نسبت به دستگاه شما دارند؛ بنابراین اگر به خوبی کنتراست و تضاد رنگی بین پس‌زمینه و عناصر موجود در اسلایدها را رعایت نکنید، ممکن است مخاطبان به سختی متوجه نوشته‌های داخل اسلایدها شوند. علاوه بر این موارد بهتر است از فونت‌های ضخیم نیز استفاده کنید تا مخاطبان به راحتی بتوانند نوشته‌های داخل اسلایدها را بخوانند. معمولا سایز فونت‌ها نباید کمتر از ۲۴ باشد.
• فاصله خطوط در پاورپوینت را تنظیم کنید؛ زیرا اگر فاصله خطوط کم باشند، مخاطب را گیج و چشم او را خسته می‌کنند. سعی کنید فاصله خطوط را بین ۱/۵ الی ۲ قرار دهید.
• تعداد اسلایدها باید معقول باشد. کم بودن اسلایدها باعث می‌شود منظور شما به خوبی به مخاطب منتقل نشود و زیاد بودن آن‌ها نیز باعث خسته شدن مخاطب می‌شود.
• در پایان، زمانی که پاورپوینت خود را آماده کردید چند بار آن را تمرین کنید؛ سپس برای خانواده یا دوستان خود بازگو کنید. باید توانایی داشته باشید که بدون اسلایدها نیز نوشته‌ها و ارائه خود را مدیریت کنید. سعی کنید مطالب را طوری ارائه کنید که برای مخاطبان جذاب باشد.

ساخت قدم‌به‌قدم جهت یک نمونه پاورپوینت ارائه گزارش

افراد حرفه‌ای به دنبال ساخت یک فایل ارائه حرفه‌ای هستند اما برخی از افراد غیرحرفه‌ای یا کسانی که زمان کافی برای تهیه ساختار اسلایدهای خود ندارند قالب پاورپوینت متحرک رایگان یا پاورپوینت آماده موجود در اینترنت می‌تواند گزینه مناسبی باشد. با ما همراه باشید تا در این بخش طرز تهیه ساختار یک پاورپوینت جذاب را برای‌تان شرح دهیم.

آموزش حرفه‌ای پاورپوینت ۲۰۰۷

۱- اسلایدهای خود را با سایز دلخواه بسازید.

شما می‌توانید با تغییر سایز اسلاید تنوعی که اغلب کاربران در ارائه خود ایجاد نمی‌کنند و همین باعث خسته کننده بودن ارائه‌های‌شان می‌شود، ایجاد کنید. جهت ساخت اسلاید با اندازه دلخواه به روش زیر اقدام نمائید:

• زبانه File را بالا سمت چپ صفحه انتخاب نمائید.
• سپس گزینه Page Setup را انتخاب کنید.
• در مقابل بخش‌های مربوط به ارتفاع و عرض (heightو width) عدد موردنظر خود را انتخاب کرده و درنهایت ذخیره کنید. پس از این کار یک پنجره جدید باز می‌شود که باید روی گزینه ok کلیک کنید تا اسلاید شما با سایز انتخابی ایجاد شود.

۲- قالب اسلایدها را به دلخواه ویرایش کنید

پیش از آنکه شروع به تهیه محتوا نمائید باید تغییرات لازم بر برقالب فایل ارائه خود را انجام دهید. بدین جهت به توصیه‌های زیر عمل کنید:

• از بالای صفحه پاورپوینت زبانه Themes را انتخاب نمائید.
• در انتهای سمت راست صفحه گزینه Edit Master را کلیک نمائید و سپس Slide Master را انتخاب کنید.
• تغییراتی که مدنظرتان است را بر اسلایدها اعمال کنید و سپس Close Master را انتخاب کنید.
• پس از انجام تغییرات موردنظر تمامی قالب‌های به کار برده شده در فایل ارائه شما تغییر پیدا خواهد کرد.

۳- پاورپونت دارای اشکال متفاوتی است که شما می‌توانید شکل دلخواه خود را انتخاب کرده و بسازید.

هنگامی که یک شکل را در اسلاید وارد می‌کنید. با کلیک راست بر شکل موردنظر و انتخاب گزینه Edit Points می‌توانید تغییراتی را مطابق سلیقه و نیاز خود روی شکل انجام دهید. یکی دیگر از کارهایی که می‌توانید روی اشکال انجام دهید این است که ۲ شکل را با یکدیگر ترکیب کنید و یک شکل دیگر ایجاد کنید. برای این عمل ابتدا ۲ شکل را به طور همزمان انتخاب کنید، سپس روی آن راست کلیک کرده و در منویی که باز می‌شود گزینه Grouping را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه ۳ گزینه دیگر پیش روی شما قرار می‌گیرد:

• گزینه Combine: با انتخاب این گزینه ۲ شکل موجود را به طوری که ترکیبی از برش هر ۲ شکل باشد تداخل خواهد داد.
• گزینه Union: با انتخاب این گزینه ۲ شکلی که انتخاب کردید به طور کامل با یکدیگر ادغام می‌شوند.
• گزینه Intersect: با انتخاب این گزینه ادغام ۲ شکل مورد نظر فقط از بخش‌های مشترک انجام خواهد شد.
• گزینه :Subtract با انتخاب این گزینه بخش مشترک یک شکل جدا شده و روی شکل دیگر اعمال می‌شود.

همچنین می‌توانید هر شکل را به طور دلخواه برش بزنید یا یک قاب دلخواه برای آن ایجاد کنید. برای انجام این کار باید مراحل زیر را انجام دهید.

• روی شکل مورد نظر یک‌بار کلیک کنید و آن را اتنخاب نمایید. سپس زبانه Format را انتخاب کنید.
• گزینه Crop زا زده و سپس Mask to Shape را انتخاب کنید. درنهایت شکل برش یا در واقع قابی که می‌خواهید روی تصویر اعمال شود را انتخاب کنید.

۴- مشکلات مربوط به نمایش فایل را حل کنید.

اغلب افراد مشکل تغییر فونت را در هنگام ارائه خواهند داشت. منظور از مشکل تغییر فونت در واقع این است که فرد در یک سیستم دیگر فایل خود را تهیه کرده است و در سیستم دیگری می‌خواهد ارائه دهد. همین کار باعث تغییر فونت خواهد شد. شما می‌توانید پس از تهیه پاورپوینت خود هنگام ذخیره‌سازی آن گزینه Save As را انتخاب کرده و سپس چک باکسی که با عنوان  Embed TrueType fonts وجود دارد را تیک بزنید و در نهایت فایل خود را ذخیره کنید.

همچنین بخوانید :  آموزش مهارت سخنرانی: از متن ابتدای سخنرانی تا پایان

آموزش ساخت پاورپوینت حرفه ای ۲۰۱۳

۱- ایجاد یک ارائه جذاب پاورپوینت با مفدار کمی متن و محتوا

• Powerpoint را از بسته نرم‌افزاری آفیس انتخاب کرده و اجرا کنید. از زبانه File گزینه New را انتخاب کنید.
• در صفحه‌ای که مقابل شما می‌آید چندین تمپلیت مختلف را مشاهده خواهید کرد که می‌توانید کار خود را به کمک یکی از آن‌ها آغاز کنید. حتی اگر دسترسی به اینترنت دارید می‌توانید با استفاده کادر جست‌وجوی آنلاین از قالب‌های بیشتری که در سایت مایکروسافت وجود دارد استفاده کنید. جهت انتخاب یک صفحه ساده که هیچ قالب خاصی ندارد می‌توانید گزینه Blank Presentation را انتخاب کنید. پس یک صفحه سفید را در حال حاضر در اختیار دارید.
• پیش از آنکه قالب و افکت به اسلایدهای خود دهید، چندین اسلاید دیگر و مقداری محتوا به اسلایدها اضافه کنید. در هر اسلاید، ممکن است چند ناحیه قابل ویرایش به‌طور پیش‌فرض وجود داشته باشد. فعلا شما تنها یک اسلاید دارید که دو ناحیه در آن وجود دارد که می‌توانید با متن دلخواه خود آن را ویرایش کنید. در اولین Text Box اصلی که بالای صفحه قرار دارد، دقیقا آنجایی که نوشته‌ «Click to add title» را مشاهده می‌کنید کلیک کرده تا بتوانید عنوانی را برای ارائه‌ خود انتخاب و درج نمائید. در جعبه متنی که پایین‌تر از عنوان اصلی قرار دارد می‌توانید زیرعنوان یا متن تیتروار خود را درج کنید.

• در صورتی که بخواهید تعدادی اسلاید دیگر به ارائه‌ خود اضافه کنید. از زبانه Home و زیرگروه slides، روی مثلث کوچکی که در پایین دکمه New Slide قرار دارد کلیک کنید. تا زیرمنوی آن باز شود.

• در زیرمنویی که باز می‌شود، چینش‌های (Layout) مختلفی قرار دارد که از آن‌ها می‌توانید جهت ساخت اسلاید جدید استفاده کنید. معمولا چینش‌ها این امکان را به ما می‌دهند که بر اساس محتوایی که مدنطر ما است از چینش‌های مختلفی برای هر یک از اسلاید‌ها استفاده کنیم. اسلاید عنوان، اسلاید عنوان و متن، اسلاید برای عنوان فصول و … چینش‌های مختلفی هستند که شما جهت تهیه اسلاید جدید در اختیار دارید.

اگر بر روی Title and Content کلیک کنید تا یک اسلاید جدید با چینش عنوان و محتوا برای شما ایجاد شود، در ناحیه قابل ویرایش عنوان تنها می‌توانید متن وارد کنید و  در ناحیه قابل ویرایش محتوا، علاوه بر متن، شما به ۶ گزینه مختلف و کاربردی دسترسی دارید. شما می‌توانید روی هر یک از اشکالی که در در مرکز ناحیه قابل ویرایش قرار دارند، کلیک کرده تا محتوای خود را از آن نوع وارد کنید. جدول، نمودار، اشکال هوشمند، تصویر از رایانه، تصویر از وب و ویدئو محتواهایی هستند که می‌توانید در این ناحیه کاربردی وارد کنید.

۲- انتخاب یک تم زیبا و دیگر تنظیمات قالب بندی اسلاید

شما می‌توانید از زبانه design گزینه تم را انتخاب کنید. هر یک از تم‌های انتخابی دارای رنگ‌های مختلفی نیز هستند که می‌توانید به دلخواه یکی از آن‌ها را برگزینید.  حتی می‌توانید فونت انتخابی اسلاید را نیز از همین بخش انتخاب کنید. اگر تنظیمات تخصصی در رابطه با متن وارد شده می‌خواهید بهتر است از زبانه home و بخش font این تنظیمات را انجام دهید.

شما میتوانید از نرم‌افزار اسلایدشو حرفه‌ای اندروید مانند Slideshow Maker Premium 22.8 جهت تهیه اسلایدهای ارائه استفاده کنید.

  مطالب آموزشی مرتبط